La caissière encaisse la scolarité, le clerc reçoit des émoluments, l'agent de guichet prend le règlement d'un colis. Le soir, quelqu'un remet le cash à la direction ou le dépose à la banque. Tant que cette chaîne vit sur un cahier, trois questions restent sans réponse fiable : qui détient combien en ce moment, qui a le droit d'encaisser quoi, et à quel moment la comptabilité doit-elle enregistrer le mouvement.
1. Une remise n'est comptabilisée qu'une fois reconnue
Une remise de caisse, c'est un émetteur, un destinataire, un montant, une caisse de départ et une destination (caisse principale ou banque). Elle reste « en attente » tant que le destinataire n'a pas compté et approuvé. À l'approbation seulement, l'écriture de virement de fonds est passée ; vers la banque, la ligne reste ouverte jusqu'au relevé. Un rejet exige un motif ; une annulation, réservée au manager, contrepasse et garde la trace.
2. Le solde d'espèces se lit par personne, pas par journal
Le comptable raisonne par journal de caisse. Le guichet raisonne par personne : ce que j'ai encaissé, ce que j'ai remis, ce que je détiens. Le rapport « solde des caissiers » suit cette logique, jour par jour et en cumul, en séparant les modes de paiement : seules les espèces entrent dans le solde en main ; mobile money et banque restent visibles, mais à part. Les ventes en point de vente et les retraits en boutique en ligne suivent le même chemin quand ces modules sont présents.
3. Les droits d'encaissement se règlent par profil
Peut encaisser en espèces, peut encaisser par banque ou mobile money : deux capacités séparées, cumulables. Le formulaire de paiement ne propose que les journaux autorisés et impose le bon quand il n'y en a qu'un ; le serveur refuse ce que l'écran n'aurait pas dû permettre. L'administrateur comptable, lui, n'est pas contraint.
4. Un rapprochement qui dit s'il manque quelque chose
La somme des espèces détenues par les utilisateurs doit égaler le solde comptable des journaux de caisse. L'écart, quand il existe, pointe un mouvement passé hors circuit : un paiement saisi sans caissier, une écriture manuelle, une remise oubliée.
5. Le tout dans un tableau de bord qui suit le profil
Un seul menu « Tableau de bord ». La caissière y voit son solde et ses remises en attente ; le manager, les espèces par caissier, les remises à approuver et l'écart de rapprochement ; la direction, ses indicateurs métier à côté. Le contenu vient des droits de l'utilisateur, pas d'un écran par poste à maintenir.
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